Usimamizi wa hesabu za ghala ni moja ya kazi muhimu kwa shirika lolote. Kusimamia hesabu kwa njia sahihi kunaweza kufanya kazi kwa maghala madogo ya viwanda na maghala makubwa ya mashirika au vituo vya usambazaji. Kwa hivyo, mifumo ya hesabu imeanzishwa ambayo inajulikana kama FIFO na LIFO.
Mifumo hii ya usimamizi wa hesabu hudumisha rekodi ya ghala iliyopangwa sana. FIFO inaweza kufanya kazi kwa shirika moja na haiwezi kufanya kazi kwa shirika lingine. Vivyo hivyo kwa mfumo wa hesabu wa LIFO.
Tutakuwa tukielezea zaidi kuhusu mifumo ya uhifadhi ya FIFO na LIFO katika maghala ya viwanda yaliyo mbele. FIFO dhidi ya LIFO, tofauti kuu, ni aina gani ya hesabu inayofaa kwa mfumo gani wa uhifadhi?
Kwa hiyo, hebu tuanze na misingi ya mifumo hii ya kuhifadhi. Mifumo hii ni nini hasa na kwa nini inatumika?
Mfumo wa Uhifadhi wa FIFO
FIFO ni kifupi cha First In, First Out. Mfumo huu wa kuhifadhi hutumika kuweka akiba ya kwanza inayoingia inapaswa kuwa ile ambayo lazima itoke kwanza. Mfumo huu wa kuhifadhi huongeza thamani kwa biashara kwani unahakikisha kuepusha kuisha kwa muda wa bidhaa. Kwa hivyo, biashara hazipotezi pesa. Au mifumo hii inazuia bidhaa kuwa za kizamani.
Hebu tuchukue mfano wa jinsi njia ya kuhifadhi FIFO inavyofanya kazi. Katika kesi ya bidhaa zinazoharibika kama vile chakula, dawa na vipodozi, au wakati bidhaa inaweza kuwa ya kizamani kama vile teknolojia, shirika hutumia njia ya uhifadhi ya FIFO. Njia hii inahakikisha kwamba bidhaa iliyotengenezwa inapaswa kuuzwa kwanza.
Ikiwa mfumo wa uhifadhi wa FIFO unatekelezwa vizuri, basi biashara inaweza kufikia mzunguko wa hisa wenye usawa na faida.
Mfumo wa Uhifadhi wa FIFO wa Kawaida zaidi
Mfumo wa kawaida wa uhifadhi wa FIFO wa racking ya pallet ni:
- Racking ya mtiririko wa godoro
- Mfumo wa racking wa pallet ya kompakt
- Mfumo wa racking wa kuhamisha
- Mfumo wa racking wa mtiririko wa katoni
Mfumo wa Uhifadhi wa LIFO
LIFO ni fomu fupi ya Last In, First Out. Mfumo huu wa kuhifadhi ni kinyume cha njia ya uhifadhi ya FIFO. Kwa njia hii, hisa iliyohifadhiwa mwisho hutolewa kwanza. Orodha mpya hutumiwa kwanza na kupewa kipaumbele juu ya hesabu ya awali.
LIFO ni nzuri kwa bidhaa hizo ambazo zinaweza kuhifadhiwa kwa muda mrefu. Kwa mfano, mfumo wa uhifadhi wa LIFO unaweza kutekelezwa vyema kwa bidhaa zinazofanana. Bidhaa hizo hazipoteza thamani yao kwa muda. Pia, mfumo wa hifadhi wa LIFO hautumiki kwa bidhaa zinazoharibika na kuisha muda wake.
Ili kuelewa vyema ni bidhaa zipi zinazotumika na mfumo huu wa hifadhi ambazo haziwezi kuharibika na hazipotezi thamani yake baada ya muda, hii hapa ni baadhi ya mifano:
- ya ujenzi
- Nyenzo za vifaa
- Nyenzo za mawe
- kioo
- Ceramics
Mfumo wa Uhifadhi wa kawaida wa LIFO
Mfumo wa racking wa pallet unaotumia LIFO ni:
Hata hivyo, inategemea jinsi hesabu inavyopokelewa na kuuzwa. Na jinsi pallets zinasimamiwa.
Faida za Kutumia Mfumo wa Uhifadhi wa FIFO
Kwa vile bidhaa ya zamani zaidi katika orodha itauzwa kwanza ambapo, bidhaa mpya iliyohifadhiwa itawekwa kwenye hifadhi hadi itakapohitajika, ni mfumo unaoungwa mkono na hesabu wa FIFO. Zifuatazo ni faida ambazo unaweza kupata kwa kutumia mfumo huu:
- Husaidia katika Kuongeza Nafasi ya Hifadhi
Katika mfumo wa uhifadhi wa FIFO, racking inahitaji pande mbili za aisles. Moja itatumika nyuma kwa kupakia vitu na upande mwingine itatumika mbele kwa ajili ya kuvipakua. Wazo hili la kuhifadhi vitu huongeza nafasi ya kuhifadhi ambapo pallets zaidi zinaweza kuhifadhiwa na unaweza kuokoa nafasi ya aisles kupanuliwa.
Pia, njia ya FIFO hutoa mzunguko wa kiotomatiki wa bidhaa ambapo sio lazima kuweka vitu kwa mikono. Kwa hiyo, nafasi ya kuhifadhi hufanya njia yake mwenyewe.
- Kupunguza Hatari ya Kuadimika
Mfumo wa uhifadhi wa FIFO hupunguza hatari ya kuharibika au kuisha. Kwa sababu bidhaa ambazo zilihifadhiwa katika nafasi ya kwanza zitauzwa kwanza. Kwa hiyo, bidhaa zitakuwa za mzunguko bila kuchelewa.
- Saa chache za Kazi
Kama ilivyoelezwa hapo awali, njia ya FIFO haihitaji mzunguko wa mikono wa bidhaa kwa hivyo, mzunguko wa hisa wa kiotomatiki hukuokoa wakati na pesa. Inaweza kupunguza gharama ya kazi ambao wanaweza kufanya kazi hii kwa mikono.
Kuna uwezekano mdogo wa kuisha kwa muda wa matumizi ya bidhaa au kupitwa na wakati katika mfumo wa usimamizi wa hesabu wa FIFO. Inafanya kazi vizuri zaidi kwa tasnia zilizo na bidhaa nyeti kama vile dawa, vinywaji, bidhaa za chakula, na wakati mwingine mavazi. Kwa hivyo, mzunguko wa bidhaa otomatiki hupunguza mzunguko wa bidhaa wa mwongozo.
- Unaweza Kupata Uthamini Sahihi wa Mali
Mtiririko halisi wa bidhaa unaamuliwa vyema na mbinu ya FIFO. Mfumo huu wa hifadhi unaauni madhumuni ya kodi. Lazima utashangaa jinsi gani? Kweli, katika mfumo huu wa kuhifadhi, vitu vilivyohifadhiwa kwanza vinatambuliwa kwanza na vina uwezekano wa kuwa na gharama ndogo ikilinganishwa na sasa.
- Dhamana ya Udhamini
Watengenezaji hutoa dhamana na bidhaa zao ambazo zitatumiwa na watumiaji wa mwisho, hatimaye. Chini ya njia ya kuhifadhi ya FIFO, bidhaa za zamani zaidi zinauzwa kwanza. Ili, wateja wanaweza kudai udhamini ndani ya muda uliotolewa.
Lakini tofauti na mfumo wa LIFO, bidhaa inaweza kukaa kwenye ghala kwa muda mrefu zaidi. Kwa hivyo, muda wa mwisho wa udhamini wa vitu vya zamani zaidi unaweza kuwa karibu au unaweza kuwa tayari umekwisha.
- Mtiririko wa Pesa Ulioboreshwa
Bidhaa zina mzunguko sahihi wa mzunguko, kuhakikisha mtiririko mzuri wa pesa za biashara. Kwa sababu vitu vinavyozeeka haviisha muda wake na kupoteza pesa wala vitu vya zamani vinauzwa kwa bei iliyopunguzwa.
- Kuridhika kwa Wateja na Uzoefu Bora wa Wateja
Mfumo wa kuorodhesha wa FIFO hutoa hali bora ya matumizi kwa wateja kwa sababu bidhaa zinazosafirishwa zinasalia kuwa thabiti. Kwa kutumia njia hii ya kuhifadhi, wateja hupokea kila mara bidhaa mpya na za ubora ambazo huhakikisha uaminifu wa chapa. Uzoefu huu wa ubora wa bidhaa huongeza kuridhika kwa wateja na bidhaa. Pia, huwa wananunua vitu vingi tena na tena.
- Uboreshaji wa mauzo ya hisa
Mfumo wa uhifadhi wa FIFO huhakikisha mauzo ya hisa mara kwa mara. Bidhaa za zamani zaidi huuzwa haraka na hivyo kufaidika na kiwango cha waliojitokeza kuorodhesha. Kwa njia hii biashara huongeza kiwango cha ufanisi wake na kupata faida.
Faida za Kutumia Mfumo wa Uhifadhi wa LIFO
Bidhaa ya mwisho ya kuongeza kwenye hisa lazima iwe bidhaa ya kwanza kuuzwa katika mfumo unaotumika katika orodha ya LIFO. Zifuatazo ni faida unazoweza kupata kutoka kwa mfumo huu wa hifadhi:
- Gharama na Mapato Yanaweza Kulinganishwa kwa Urahisi
Mfumo wa uhifadhi wa LIFO huboresha mfumo wa kuripoti fedha. Huku ikirekodi gharama ya bidhaa zinazouzwa pamoja na mapato ya vitu vilivyonunuliwa hivi karibuni. Kwa hiyo, gharama na mapato yanalinganishwa na kuboresha rekodi za fedha kwa njia bora zaidi.
- Tafakari ya Masharti ya Sasa ya Soko
Mfumo wa uhifadhi wa LIFO unaonyesha hali ya sasa ya soko kutokana na ukweli kwamba umenunuliwa hivi karibuni na utauzwa haraka iwezekanavyo kwa bei ya sasa ya soko. Hii ndio sababu biashara zinaweza kurekodi mchanganuo wa soko wa sasa na kuchukua hatua ipasavyo.
- Kufuatilia Mapato kwa Usahihi
LIFO ni mfumo sahihi zaidi wa kuhifadhi ikilinganishwa na FIFO. Ikiwa wewe ni kampuni ya utengenezaji na gharama ya kutengeneza bidhaa imeongezeka basi inawezekana kulinganisha bei na mapato ya sasa.
Kwa kuwa inaweza kuamua vizuri mapato yako halisi. Pili, ikiwa bei ya utengenezaji itapungua, basi tofauti kati ya kutengeneza bidhaa ya kwanza na ya mwisho itashughulikia kesi hii.
Wakati huo huo, njia ya uhifadhi ya FIFO inapunguza gharama ya uzalishaji na inakadiria faida kwa hiyo, sio sahihi kuliko mfumo wa LIFO.
- Uwezo wa Kuhifadhi Ulioboreshwa
Mfumo wa mkabala wa njia moja hukupa manufaa mbalimbali juu ya mfumo wa hifadhi wa FIFO. Ikiwa unatumia mfumo wa usimamizi wa hesabu wa LIFO basi inaweza kuwa muhimu katika suala la uwezo wa kuhifadhi.
Unaweza kupakia na kupakua vitu kutoka kwa njia moja. Hii ina maana kwamba sakafu tupu inaweza kutumika kuhifadhi bidhaa zaidi. Lakini nafasi iliyoachwa kwenye vijia itapunguzwa.
- Uzalishaji Bora
Unaweza kuongeza tija kwa kutumia mfumo wa kuhifadhi wa LIFO wenye msongamano mkubwa katika biashara yako (ghala). Hakuna mfumo wa racking wa pande mbili, badala yake, unaweza kuokoa muda na kuwa na tija zaidi ili kurahisisha ghala lako.
Pallets zinahitaji kupakiwa na kupakuliwa kwa kutumia aisle sawa. Huhitaji kusafiri kwenda na kurudi ili kupakia na kurejesha vitu vilivyohifadhiwa.
- Urahisi wa Operesheni
LIFO ni rahisi lakini rahisi-kufanya kazi mfumo wa usimamizi wa hesabu. Haihitaji ufuatiliaji thabiti wa hesabu. Bidhaa unayohifadhi mwishowe ndiyo inayouzwa kwanza. Ni njia rahisi na iliyopangwa zaidi ya kudhibiti orodha. Pia, unaweza kuwa na wimbo wazi wa gharama ya bidhaa zinazouzwa.
FIFI dhidi ya LIFO - Je, Kuna Ufanano Wowote?
FIFO na LIFO ni mifumo tofauti sana ya usimamizi wa hesabu. Lakini kuna baadhi ya kufanana pia ambayo ni kama ifuatavyo:
- Mifumo yote miwili ya uhifadhi hutumika kudhibiti bidhaa kwenye pala kwa njia ya foleni au mrundikano.
- Mifumo yote miwili ya hesabu ilitumia kompyuta au mifumo ya kiotomatiki ambayo hutumiwa kwa programu za maisha halisi. Mifumo hii ya kiotomatiki inadhibiti utunzaji wa nyenzo, usimamizi wa hesabu, na usimamizi wa mnyororo wa usambazaji.
- Kufanana moja kubwa ni kwamba mifumo yote miwili ya uhifadhi inategemea bidhaa ambayo inabaki sawa katika hesabu. Ingawa, muundo wa gharama ni kitu tofauti kati ya hizi mbili kwani gharama inabadilika ikilinganishwa na bei ya utengenezaji.
Tofauti kati ya FIFO na Mifumo ya Uhifadhi ya LIFO (FIFO dhidi ya LIFO)
Hadi sasa, karibu tumeshughulikia mifumo ya hifadhi ya FIFO na LIFO. Tofauti kuu kati ya mifumo hii ya kuhifadhi inapaswa kuzingatiwa ili uweze kuitumia katika biashara yako.
(1) Ufikivu
Mbinu ya uhifadhi ya FIFO inaruhusu bidhaa ya kwanza iliyoongezwa kwenye duka kuwa ile iliyouzwa kwanza. Ingawa mfumo wa hifadhi wa LIFO unaruhusu mpangilio wa kinyume unaosema, bidhaa ya mwisho inayoingia inapaswa kuwa ya kwanza kuuzwa. Huu ni utaratibu wa usimamizi wa hesabu katika njia ya uhifadhi.
(2) Matumizi
Vitu ambavyo huhifadhiwa kwanza huchakatwa kwanza kwenye mfumo wa uhifadhi wa FIFO. Mara nyingi, mzunguko wa vitu ni wa haraka na huhakikisha usalama wa bidhaa. Wakati huo huo, katika mfumo wa uhifadhi wa LIFO, vitu ambavyo vinaongezwa mwisho ndio huchakatwa kwanza.
Matumizi ya vipengele yanaweza kuathiri uaminifu wa bidhaa katika mbinu ya LIFO. Lakini njia ya FIFO inahakikisha kuzuia ufanisi wa bidhaa.
(3) Utata wa Muda
Njia ya FIFO inauza kwa wakati vitu ambavyo vilihifadhiwa hapo awali. Ingawa, mbinu ya LIFO inauza bidhaa zilizoongezwa hivi majuzi ambazo hazihakikishi kuuza bidhaa kwa kuzingatia tarehe ya mwisho wa matumizi. Bidhaa zinahitajika kupatikana kwenye rafu za duka na mwisho wa mtumiaji ili kuepusha kuisha na bidhaa kuwa ya kizamani.
(4) Usimamizi wa Nafasi
FIFO inahitaji nafasi zaidi katika mpangilio wa bidhaa ambazo lazima ziwe kwenye foleni. LIFO haihitaji nafasi ya ziada kuhifadhi bidhaa kwa sababu bidhaa zinaweza kuongezwa kwa urahisi kadri zinavyouzwa. Nafasi ni suala kuu tunapozingatia masuala ya hesabu. Kwa hivyo, kuzisimamia kwa kutumia njia sahihi kunaweza kutuongoza kwenye utendakazi mzuri.
LIFO dhidi ya FIFO - Ni ipi Inayofanikiwa Zaidi?
FIFO na LIFO zote zinafanya kazi na kubadilishwa kwa usimamizi wa hesabu wa kampuni. Kwa hiyo, swali linatokea ni mfumo gani wa kuhifadhi ni bora zaidi? Naam, hakuna jibu wazi zaidi kwa swali hilo. Inategemea sana aina ya kampuni unayoendesha na ni aina gani ya bidhaa unashughulika nayo.
Inasemekana kwa ujumla kuwa FIFO ndio mfumo wa usimamizi wa hesabu wenye mafanikio zaidi linapokuja suala la maghala ya viwandani. Kwa sababu bei za bidhaa hubaki sawa na mkakati wa kuondoa bidhaa kongwe kwanza. FIFO husababisha mapato ya juu wakati bei zinapanda kwa kasi.
Ingawa, mfumo wa uhifadhi wa LIFO hufanya kazi kwa tasnia ambayo bei zinabadilikabadilika. Ikiwa LIFO itatumika wakati bei zinapanda basi mapato halisi yataonyeshwa kidogo.
Ikiwa wewe ni mgeni katika tasnia basi tungependekeza ufanye utafiti wa mada na uanze na mbinu rahisi ya FIFO. Lakini baadhi ya watu wanaochukua hatari wanaweza kuwa wapya kwenye tasnia au wamekuwa wakifanya kazi kwa muda wa kutosha kujaribu mbinu mpya za kuhifadhi.
Kwa hivyo, wanaweza kujaribu mfumo wa uhifadhi wa LIFO. Kwa hatari inayohusishwa na mfumo wa hifadhi wa LIFO, inaweza kufanya vyema inapotekelezwa ipasavyo na kwa wakati.
Ni Njia gani ya Uhifadhi Inapaswa Kutekelezwa?
Mfumo wa usimamizi wa hesabu ni kitu ambacho hutathmini vipengele vya jumla vya hesabu. Ikiwa huna uhakika kuhusu kuchagua LIFO au FIFO basi hapa kuna vidokezo:
- LIFO ni marufuku kwa viwango vya uhasibu. Kwa hiyo, ni rahisi kwa wamiliki wa biashara kuamua kati yao. LIFO haipendekezwi katika maeneo mengi nchini Marekani njia rasmi ya kukokotoa hesabu inapaswa kuwa kulingana na sheria.
- LIFO inaweza kuwa na faida kwa viwanda ambapo kuna ongezeko endelevu la gharama za uzalishaji.
- Kwa vitu vinavyoharibika na maisha mafupi ya rafu, mfumo wa uhifadhi wa FIFO unapaswa kupitishwa.
- Ili kuongeza kiwango cha faida, ikiwa unatumia njia ya FIFO basi unahitaji kuongeza bei ya bidhaa kwa sababu gharama ya bidhaa pia inaongezeka.
- Kuchagua kati ya LIFO na FIFO sio ahadi ya maisha yote. Unaweza kubadilisha kati ya mifumo hii ya usimamizi wa hesabu. Ni ipi inayofaa kwa biashara yako. Ikiwa ungependa kubadilisha njia yako ya kuhifadhi na hauridhiki na njia yako ya sasa ya kushughulikia orodha basi kuna a mwongozo wa CPA kwa mambo kama hayo.
Viwanda Vinavyotumia LIFO Kama Mfumo wa Kuhifadhi
Viwanda vingi hutumia LIFO kama mfumo wao wa kuhifadhi wa kudumu. Wao ni kama ifuatavyo:
- Viwanda vya magari vinatumia mbinu ya LIFO vinapohitaji usafirishaji wa haraka.
- Makampuni ya uzalishaji wa vitu visivyoweza kuharibika
- Kampuni zenye msingi wa mafuta. (uzalishaji)
- Viwanda vya dawa katika kesi ya baadhi ya bidhaa
Viwanda Vinavyotumia FIFO Kama Mfumo wa Kuhifadhi
Mfumo wa uhifadhi wa FIFO unatumika sana katika tasnia nyingi. Hiyo ni pamoja na:
- Maghala ya wauzaji wa mboga
- Makampuni yenye vitu vinavyoweza kuharibika kama vile chakula, vinywaji, vitu vya dawa n.k.
- Kampuni hizo hutumia njia ya FIFO kama mfumo wao wa kudumu wa kuhifadhi ambao huhakikisha kuwa hakuna hesabu yoyote ya zamani iliyobaki kwenye ghala.
Mawazo ya mwisho
Iwe unatumia njia ya orodha ya LIFO au mfumo wa hifadhi wa FIFO, utunzaji wako wa orodha unapaswa kupangwa na kufuata sheria zinazoipatia kampuni yako pesa. Utekelezaji wa mfumo sahihi wa hesabu katika kampuni yako unaweza kuokoa muda na kuongeza thamani kwa kampuni yako. Pia, unaweza kuongeza mapato halisi na kupunguza mzigo wako wa kodi kutokana na mauzo bora na yenye ufanisi kwa kutumia mfumo sahihi wa hifadhi.
Mifumo yote miwili ya hesabu inaweza kufanya kazi vizuri zaidi ikiwa imeoanishwa na mifumo ya kompyuta ya kiotomatiki. Kwa sababu kwa njia hii hesabu inaweza kusimamiwa vizuri na kutakuwa na rekodi iliyopangwa ya ununuzi na uuzaji wa bidhaa.
